Cải tiến liên tục – Sự nâng tầm của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Hoạt động cải tiến liên tục theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý chất lượng hiệu quả. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ yêu cầu các tổ chức thi hành các quy trình kiểm soát chất lượng một cách có chủ đích, mà còn đề xuất việc thúc đẩy các tổ chức cải thiện liên tục hiệu suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hệ thống quản lý.

Để hiểu sâu về hoạt động cải tiến liên tục và cách ISO 9001:2015 nâng tầm nó, chúng ta cần tìm hiểu các yếu tố sau:

1. Cải tiến liên tục: Hoạt động cải tiến liên tục không chỉ là một quy trình cụ thể trong ISO 9001, mà còn là triết lý quản lý quan trọng. Tính liên tục của cải tiến đòi hỏi sự cam kết của tất cả cấp bậc và nhân viên trong tổ chức để không ngừng tìm kiếm cách cải thiện và tối ưu hoá quá trình làm việc.
2. Hành động khắc phục: ISO 9001:2015 mặc định rằng một trong những yêu cầu chính của quản lý chất lượng là khắc phục vấn đề ngay khi phát sinh. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, mà còn góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và chủ động.
3. Nâng tầm của ISO 9001:2015 so với phiên bản trước: ISO 9001:2015 đã cung cấp một cách tiếp cận mới đối với hoạt động cải tiến, đặc biệt là việc tích hợp cải tiến liên tục vào quy trình quản lý chất lượng. Bằng cách đánh giá và phê duyệt các biện pháp cải tiến dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác, ISO 9001:2015 giúp tổ chức đảm bảo rằng các cải tiến được triển khai một cách có hệ thống, hiệu quả và liên tục.

Trong việc thực hiện, tổ chức cần xác định mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể cho hoạt động cải tiến, xác định quy trình, phương pháp triển khai cải tiến, xác định nguồn lực cần thiết, theo dõi và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và cải tiến liên tục. Điều này đòi hỏi sự tập trung, cam kết, và sự quản lý chặt chẽ từ các bộ phận quản lý đến cấp bậc nhân viên.

Quy trình cải tiến trong tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm các bước cơ bản sau:

1. Xác định cơ hội cải tiến: Tổ chức nên xác định và đánh giá các cơ hội cải tiến trong mọi khía cạnh của hoạt động, từ sản phẩm/dịch vụ đến quy trình và hệ thống quản lý chất lượng.

2. Thu thập thông tin: Tổ chức nên thu thập dữ liệu và thông tin liên quan để hỗ trợ quyết định cải tiến, như phản hồi từ khách hàng, đánh giá hiệu suất, và các kết quả của các hoạt động kiểm tra, đánh giá, và phản hồi.

3. Phân tích và đánh giá: Tổ chức cần phân tích sâu hơn để hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề, cơ hội cải tiến và đưa ra các biện pháp cẩn thiết để giải quyết vấn đề hoặc khai thác cơ hội đó.

4. Phát triển và triển khai biện pháp cải tiến: Tổ chức cần phát triển và triển khai các biện pháp cải tiến, đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách hệ thống và hiệu quả.

5. Theo dõi và đánh giá: Tổ chức cần theo dõi hiệu quả của các biện pháp cải tiến đã triển khai, đánh giá lại quá trình cải tiến, từ đó học hỏi và cải thiện liên tục.

Hoạt động cải tiến liên tục theo ISO 9001:2015 đòi hỏi sự cam kết và hành động quả quyết từ tất cả các cấp bậc quản lý và nhân viên trong tổ chức, từ đó giúp nâng cao hiệu suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tăng cường hài lòng của khách hàng và đạt được mục tiêu tự đánh giá và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày nay.

Xây dựng một văn hóa cải tiến liên tục không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số chiến lược có thể hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng nếu không duy trì nhất quán, thì văn hóa cải tiến liên tục sẽ phai nhạt. Tuy nhiên, có một số bước cơ bản bạn có thể thực hiện để thấm nhuần sự thay đổi văn hóa kéo dài trong dài hạn:

1/ Dẫn dắt bằng “Tấm gương”: Để thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục một cách hiệu quả, bạn cần phải dẫn đầu bằng ví dụ. Văn hóa cải tiến liên tục được dẫn dắt từ trên xuống dưới. Vì vậy, nếu nhân viên của bạn thấy rằng các lãnh đạo không cam kết với một sáng kiến nào đó, họ sẽ không cảm thấy khích lệ để theo đuổi. Nhưng nếu lãnh đạo thiết lập tư duy đúng đắn bằng cách thể hiện sự cam kết và sự tham gia của họ đối với một sáng kiến, thì nhân viên của bạn sẽ có khả năng tôn trọng giá trị của sáng kiến đó và theo đuổi theo lãnh đạo của mình.

2/ Thu thập Đề xuất từ Nhân Viên: Thay vì ra lệnh các sáng kiến mới cần triển khai, hãy thu thập đề xuất từ nhân viên của bạn. Bằng cách làm này, nhân viên của bạn sẽ phản ứng tích cực hơn đối với những sáng kiến mới, và điều này khuyến khích họ tham gia từ đầu. Theo Harvard Business Review, con người chống đối việc thay đổi khi nó được áp đặt lên họ. Do đó, hãy chọn một cách tiếp cận cho các hoạt động cải thiện của bạn một cách hợp tác hơn. Nhân viên ở tuyến đầu biết rõ nhất về dây chuyền sản xuất và hoạt động của bạn. Vì vậy, bạn sẽ được hưởng lợi từ những quan điểm khác nhau và trí tuệ tập thể của toàn bộ lực lượng lao động của mình. Hơn nữa, việc thu thập đề xuất từ nhân viên của bạn là một trong những cách hiệu quả nhất để thúc đẩy sự tương tác của nhân viên.

3/ Hãy cởi mở: Mặc dù có thể hấp dẫn khi chỉ thu thập những đề xuất trực tiếp giải quyết về lợi nhuận hoặc tỷ suất đầu tư (ROI) của bạn, tổ chức của bạn phát triển dựa trên nhiều hơn chỉ những con số đó. Vì vậy, để thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục hiệu quả trong tổ chức của bạn, hãy cởi mở khi xem xét các đề xuất cải tiến. Thay vì tập trung vào lợi nhuận, hãy yêu cầu đề xuất có thể:

• Cải thiện quy trình của bạn
• Làm cho công việc của nhân viên dễ dàng hơn, an toàn hơn hoặc tốt hơn theo một cách nào đó
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Khi bạn cởi mở và chào đón mọi loại đề xuất, bạn sẽ thấy sự cải thiện trên toàn bộ tổ chức của mình, bao gồm cả lợi ích tài chính.

4/ Cung cấp Phản Hồi tức thì: Sau khi bạn thu thập đề xuất từ nhân viên của mình, điều quan trọng là bạn phải theo dõi tất cả chúng ngay lập tức – kể cả những đề xuất xấu. Một huấn luyện viên Kaizen giỏi biết rằng những đề xuất cải tiến tồi vẫn có thể dẫn đến cơ hội cải tiến thực sự. Họ cũng dành thời gian để huấn luyện nhân viên của họ trong việc khám phá các giải pháp tốt hơn. Do đó, để thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, hãy đặt ra một quy tắc rằng tất cả các lãnh đạo của bạn sẽ cung cấp phản hồi ngay lập tức đối với tất cả các đề xuất của nhân viên. Họ có thể phê duyệt để triển khai đề xuất hoặc cung cấp huấn luyện để tìm ra một cách tiếp cận khác để giải quyết một vấn đề chưa xác định.

5/ Tạo quá trình Cải Tiến Dễ Dàng: Nếu bạn muốn thúc đẩy một văn hóa cải tiến liên tục thành công trong tổ chức của mình, thì việc làm cho nó dễ dàng cho nhân viên của bạn là rất quan trọng. Tạo một quy trình dễ theo dõi bằng cách giữ nó đơn giản nhất có thể và loại bỏ mọi rào cản tiềm năng. Hai trong những thách thức phổ biến nhất mà các lãnh đạo đối mặt là thiếu thời gian và tài nguyên. Vì vậy, những người lãnh đạo của bạn sẽ cần phải giải quyết điều này từ sớm. Ngoài ra, hãy hỗ trợ nhân viên của bạn bằng cách cung cấp cho họ các công cụ cần thiết để đưa ra đề xuất, theo dõi tiến độ của những đề xuất đó, và sau đó thực thi các dự án cải tiến một cách hợp tác. Tận dụng một phần mềm chứa hệ thống đề xuất của nhân viên và một phần mềm cải tiến liên tục là một cách hiệu quả để thu thập đề xuất và triển khai dự án. Điều này bởi vì nó tích hợp quy trình cải tiến toàn bộ dưới một trung tâm trung tâm.

6/ Ghi nhận và Thưởng cho Nhân viên của bạn
Việc ghi nhận và thưởng cho nhân viên của bạn là cực kỳ quan trọng để tích hợp văn hóa cải tiến liên tục vào tổ chức trong dài hạn. Nói cách khác, việc này chứng minh rằng các đề xuất của nhân viên của bạn đang hoạt động, và rằng những nỗ lực cải tiến của họ là có giá trị. Hơn nữa, điều này còn tăng cường sự tham gia của nhân viên, và thúc đẩy họ tiếp tục đề xuất cơ hội cải tiến mới. Theo thời gian, điều này dẫn đến sự đổi mới liên tục và cải thiện liên tục cách tổ chức của bạn hoạt động. Nhưng đừng quên rằng cải tiến bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, vững chắc trước khi chúng tích tụ thành những thay đổi lớn hơn. Do đó, hãy đảm bảo nhận biết những thành tựu nhỏ dần theo thời gian vì điều này sẽ khuyến khích nhân viên của bạn theo đuổi văn hóa đó.

7/ Hỗ trợ thay đổi Văn hóa
Khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục trong một tổ chức đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự hỗ trợ đúng đắn. Nói chung, thay đổi có thể làm cho nhiều người thấy sợ hãi. Do đó, trách nhiệm của lãnh đạo là làm cho thay đổi văn hóa này trở nên mượt mà nhất có thể. Để làm được điều này, hãy huấn luyện lãnh đạo và nhân viên của bạn để họ biết cách sử dụng các công cụ liên quan, giúp họ không bị làm phiền bởi thiếu kiến thức. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một thư viện tổ chức rộng lớn về các đề xuất và giải pháp cải tiến để mọi người đều có quyền truy cập và học hỏi từ các phương pháp tốt nhất. Một trong những cách dễ dàng nhất để hỗ trợ thay đổi văn hóa là tận dụng các công cụ số. Từ việc thu thập đề xuất cải tiến từ nhân viên đến theo dõi tiến độ của các dự án khác nhau, một hệ thống đề xuất của nhân viên và một phần mềm cải tiến liên tục có thể tối ưu hóa và đơn giản hóa toàn bộ quá trình.

Bài viết bởi Andrew Nguyễn

– Chuyên gia của CAPTECH VIỆT NAM