HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG – VAI TRÒ QUAN TRỌNG CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ DỮ LIỆU

Việc phân tích và đánh giá dữ liệu từ theo dõi và đo lường là cực kỳ quan trọng nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty và xác định các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến. Dưới đây là các khía cạnh quan trọng mà việc phân tích dữ liệu có thể cung cấp thông tin:

a. Sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ:

• Đánh giá mức độ tuân thủ của sản phẩm và dịch vụ với các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, và mong đợi của khách hàng.
• Phân tích các chỉ số chất lượng như tỷ lệ lỗi, tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn, và các chỉ số hiệu suất khác.

b. Mức độ thỏa mãn của khách hàng:

• Thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng thông qua khảo sát, khiếu nại, đánh giá mạng xã hội, và các kênh phản hồi khác.
• Đo lường chỉ số thỏa mãn khách hàng (Customer Satisfaction Index – CSI) hoặc chỉ số khách hàng sẵn lòng giới thiệu (Net Promoter Score – NPS).

Hình 1 | 7 QC tools – 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản

c. Đặc tính xu hướng của quá trình:

• Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích xu hướng, biến động và ổn định của quá trình sản xuất và dịch vụ.
• Theo dõi các chỉ số hiệu suất quá trình (Process Performance Indicators – PPIs).

d. Kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng (QLCL):

• Đánh giá hiệu quả của hệ thống QLCL theo các tiêu chí đã định trước, bao gồm khả năng đáp ứng yêu cầu chất lượng, hiệu quả quản lý rủi ro, và mức độ cải tiến liên tục.
• Xem xét các kết quả đánh giá nội bộ và đánh giá từ bên ngoài.

e. Nội dung hoạch định có được thực hiện một cách hiệu lực hay không:

• Kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện các kế hoạch kinh doanh, cải tiến và các dự án theo kế hoạch đã đề ra.
• Đo lường khả năng đáp ứng các mục tiêu và chỉ tiêu đã hoạch định.

f. Hiệu lực của những hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội:

• Đánh giá tác động của các biện pháp khắc phục và phòng ngừa rủi ro.
• Xem xét việc tận dụng các cơ hội để cải thiện quá trình và kết quả kinh doanh.

g. Kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài:

• Phân tích hiệu suất của nhà cung cấp bên ngoài qua các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chất lượng sản phẩm, và dịch vụ hỗ trợ.
• Thường xuyên đánh giá và xếp hạng nhà cung cấp để duy trì và cải thiện mối quan hệ hợp tác.

h. Nhu cầu cải tiến hệ thống quản lý chất lượng:

• Phân tích các điều kiện hiện tại và yêu cầu phát triển để xác định các khu vực cần cải tiến.
• Đề xuất các biện pháp, chiến lược và kế hoạch hành động để nâng cao hiệu quả của hệ thống QLCL.

Bằng cách phân tích kỹ lưỡng và đánh giá các dữ liệu từ các khía cạnh này, doanh nghiệp có thể định hướng rõ ràng trong việc ra quyết định và thực hiện các hành động cần thiết để cải tiến, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng.

 

Dưới đây là một cách tiếp cận mà công ty có thể áp dụng để phân tích thông tin và dữ liệu, cụ thể liên quan đến đặc tính xu hướng của quá trình:

1. Xác định các điểm dữ liệu cụ thể:
   • Các dữ liệu thu thập có thể là số liệu về chất lượng sản phẩm, dữ liệu về quy trình sản xuất, thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi, hiệu suất máy móc, và các phản hồi từ khách hàng.
2. Sử dụng công cụ thống kê để phân tích xu hướng:
   • Biểu đồ kiểm soát (Control Charts): Để theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất theo thời gian, giúp xác định các biến động bất thường hoặc xu hướng tiêu cực trong quá trình.
   • Biểu đồ xu hướng (Trend Analysis Charts): Để nhận biết các xu hướng dài hạn hoặc biến đổi theo mùa.
   • Biểu đồ Pareto (Pareto Charts): Để xác định các vấn đề chính thông qua quy tắc 80/20, giúp tập trung vào cải tiến những yếu tố gây ảnh hưởng lớn nhất.
   • Histogram (Biểu đồ tần suất): Để đánh giá sự phân bố của một tập hợp dữ liệu và xác định liệu dữ liệu có phân bố bình thường hay không.
   • Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis): Bao gồm các công cụ như biểu đồ Ishikawa (Fishbone Diagram) để xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra các vấn đề về chất lượng.
3. Thu thập dữ liệu liên tục và định kỳ:
   • Đảm bảo rằng dữ liệu được thu thập liên tục và theo các khoảng thời gian định kỳ để có thể nhận biết các xu hướng và biến đổi nhanh chóng.
4. So sánh dữ liệu với các tiêu chuẩn và mục tiêu đề ra:
   • So sánh dữ liệu thực tế với các tiêu chuẩn, quy định, và mục tiêu chất lượng của công ty để xác định các điểm không phù hợp.
5. Phân tích và hành động dựa trên kết quả:
   • Đánh giá các kết quả phân tích để xác định các yếu tố gây ra sự không phù hợp, từ đó thiết lập các hành động khắc phục và phòng ngừa.
   • Phát triển và thực hiện các hành động cải tiến liên tục (kaizen) nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng.
6. Đào tạo và phát triển năng lực nhân viên:
   • Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan được đào tạo về các công cụ phân tích, kỹ năng thống kê, và quy trình cải tiến liên tục.
7. Đánh giá lại và cải tiến hệ thống:
   • Thường xuyên đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng toàn diện và các dữ liệu thu thập để cải tiến hệ thống, quy trình và sản phẩm.

Bằng cách phân tích đặc tính xu hướng của quá trình một cách có hệ thống và liên tục, công ty có thể phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, thực hiện các biện pháp phòng ngừa thích hợp, và cải tiến hiệu suất hệ thống QLCL một cách hiệu quả.

Bài viết bởi Andrew Nguyễn

– Chuyên gia của CAPTECH VIỆT NAM