KHÁM PHÁ LEAN SIX SIGMA [PHẦN 1]: CHÌA KHÓA TỐI ƯU HÓA QUÁ TRÌNH VÀ NÂNG CAO HIỆU SUẤT DOANH NGHIỆP
2. NĂM NGUYÊN TẮC TRONG LEAN
Các nguyên tắc chính trong Lean giúp tổ chức cải tiến quy trình và tăng cường giá trị cho khách hàng:
NT1. Giá trị (VALUE)
- Định nghĩa: Giá trị chỉ những gì mà khách hàng sẵn sàng trả tiền. Đó là sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng mà khách hàng nhận được và đánh giá cao [Định nghĩa rõ ràng giá trị từ góc nhìn của khách hàng]
- Ý nghĩa: Để xác định giá trị, tổ chức cần hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Điều này cần có sự tương tác và phản hồi từ khách hàng để có thể điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ sao cho phù hợp nhất với kỳ vọng của họ.
NT2. Luồng giá trị (VALUE STREAM)
- Định nghĩa: Luồng giá trị là toàn bộ chuỗi các hoạt động cần thiết để chuyển đổi một ý tưởng thành một sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn chỉnh.
- Ý nghĩa: Phân tích luồng giá trị giúp tổ chức nhận diện các bước trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, từ đó xác định các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị (lãng phí). Mục tiêu là giữ lại những hoạt động có giá trị và loại bỏ hoặc cải tiến những hoạt động lãng phí [Phân tích các bước trong quy trình để xác định lãng phí và cải tiến giá trị]
NT3. Dòng chảy (FLOWS)
- Định nghĩa: Dòng chảy là quá trình di chuyển của sản phẩm qua các bước trong quy trình mà không gặp phải sự gián đoạn hay chậm trễ.
- Ý nghĩa: Việc tối ưu hóa dòng chảy giúp giảm thời gian sản xuất, tăng tốc độ cung cấp sản phẩm cho khách hàng và cải thiện sự linh hoạt. Điều này có thể đạt được thông qua việc cải tiến các quy trình, giảm thời gian chuyển giao và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển sản phẩm một cách mượt mà và liên tục [Tối ưu hóa cách thức di chuyển sản phẩm qua các bước trong quy trình để tăng cường hiệu suất]
NT4. Hệ thống kéo (PULL SYSTEM)
- Định nghĩa: Hệ thống kéo là phương pháp sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, nghĩa là sản phẩm chỉ được sản xuất khi có yêu cầu từ phía khách hàng [Chỉ sản xuất theo nhu cầu thực tế từ khách hàng, không sản xuất dư thừa]
- Ý nghĩa: Hệ thống này giúp ngăn chặn việc sản xuất dư thừa, giảm tồn kho và lãng phí trong quy trình sản xuất. Việc này cũng đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng lúc, đúng số lượng mà khách hàng cần, từ đó cải thiện khả năng phục vụ và sự hài lòng của khách hàng.
NT5. Sự hoàn hảo (PERFECTION)
- Định nghĩa: Sự hoàn hảo là khái niệm hướng đến việc không ngừng cải tiến quy trình sản xuất hoặc dịch vụ với mong muốn đạt được trạng thái hoàn hảo, trong đó mọi lãng phí đều được loại bỏ [Không ngừng cải tiến quy trình để hướng tới trạng thái hoàn hảo, giảm thiểu mọi loại lãng phí]
- Ý nghĩa: Tổ chức cần tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục, nơi mọi nhân viên đều tham gia vào việc xác định và thực hiện các cải tiến. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng như tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Tinh gọn – Lean không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình, nâng cao giá trị cho khách hàng, giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu suất overall. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Lean, tổ chức có thể giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
LUỒNG GIÁ TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC ĐIỂN HÌNH ÁP DỤNG LEAN
Để làm rõ hơn về luồng giá trị (value stream) trong một tổ chức điển hình thông qua thành phần: VA (Hoạt động tạo giá trị), NVA (Hoạt động không tạo giá trị và không cần thiết), và ENVA (Hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết).
VS1. Hoạt động Tạo Giá Trị (VA – Value Adding)
Tỷ lệ: 5%
- Định nghĩa: Hoạt động tạo giá trị (VA) là bất kỳ công việc nào làm tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên yêu cầu của khách hàng. Đây là những hoạt động mà khách hàng sẵn sàng trả tiền.
- Ví dụ:
- Lắp ráp sản phẩm: Quy trình lắp ráp máy móc hoặc hàng hóa hoàn chỉnh từ các linh kiện.
- Tạo khuôn và ép khuôn: Các công đoạn sản xuất linh kiện nhựa hoặc kim loại thông qua khuôn đúc.
Mục tiêu: Tối đa hóa các hoạt động VA bằng cách cải tiến quy trình, nâng cao hiệu suất và giảm thời gian thực hiện. Điều này có thể đạt được thông qua việc áp dụng các kỹ thuật Lean như 5S, Kaizen, và sản xuất kịp thời (Just-In-Time).
VS2. Hoạt động không tạo giá trị và không cần thiết (NVA – Non-Value Adding)
Tỷ lệ: 60%
- Định nghĩa: NVA bao gồm tất cả các hoạt động không tạo ra giá trị cho sản phẩm, mà khách hàng không sẵn lòng chi trả. Những hoạt động này thường được xem là lãng phí và cần được loại bỏ hoàn toàn.
- Ví dụ:
- 7 loại lãng phí trong sản xuất:
- Lãng phí do di chuyển: Công nhân phải di chuyển không cần thiết giữa các khu vực.
- Lãng phí do tồn kho: Nguyên liệu hoặc sản phẩm thành phẩm không được sử dụng trong thời gian dài.
- Lãng phí do chờ đợi: Thời gian chờ giữa các công đoạn sản xuất.
- Lãng phí do lỗi: Thời gian và tài nguyên cần thiết để sửa chữa lỗi sản phẩm.
- Lãng phí do quy trình: Quy trình sản xuất phức tạp hoặc không hiệu quả.
- Lãng phí do thừa sản phẩm: Sản xuất nhiều hơn nhu cầu của khách hàng.
- Lãng phí do sử dụng tài nguyên không hiệu quả: Ví dụ, máy móc ngừng hoạt động hoặc không sử dụng hết công suất.
- 7 loại lãng phí trong sản xuất:
Mục tiêu: Tìm kiếm và loại bỏ các hoạt động NVA bằng cách cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tồn kho, từ đó tối giản quy trình sản xuất.
VS3. Hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết (ENVA – Essential Non-Value Adding)
Tỷ lệ: 35%
- Định nghĩa: ENVA là các hoạt động không tạo ra giá trị trực tiếp nhưng là cần thiết cho việc duy trì hoạt động diễn ra một cách trơn tru. Đây là những hoạt động mà nếu không có, sẽ gây ra vấn đề trong quy trình sản xuất [Kiểm tra chất lượng sản phẩm, tuân thủ các thủ tục..)
- Ví dụ:
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Mặc dù không làm tăng giá trị của sản phẩm, nhưng việc kiểm tra đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng là rất cần thiết.
- Thay khuôn: Quy trình bảo trì và thay thế khuôn cũng là một hoạt động cần thiết để duy trì sản xuất, mặc dù nó không tạo ra giá trị trực tiếp.
- Bảo trì/bảo dưỡng: Những hoạt động này rất quan trọng để đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả, tránh sự cố không mong muốn.
Mục tiêu: Giảm thiểu các hoạt động ENVA đến mức cần thiết nhất có thể bằng cách cải tiến chất lượng, thực hiện bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance) và tự động hóa một số quy trình kiểm tra.
Khi tổ chức phân tích luồng giá trị của mình, việc định lượng và phân loại các hoạt động theo các nhóm VA, NVA và ENVA rất quan trọng. Điều này giúp tổ chức:
- Tăng cường nhận thức về hiệu suất của quy trình.
- Xác định các khu vực cần cải tiến.
- Tăng năng suất bằng cách tối ưu hóa hoạt động tạo giá trị và giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn hoạt động không cần thiết.
Việc áp dụng tư duy Lean và chú trọng vào luồng giá trị sẽ tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho tổ chức.
3. TIM WORD VÀ LÃNG PHÍ CỦA QUÁ TRÌNH
Việc phân tích các loại lãng phí trong quy trình sản xuất là rất quan trọng. Một trong những mô hình nổi tiếng để xác định và phân loại lãng phí trong sản xuất là mô hình TIM WOOD. Mỗi chữ cái trong từ “TIM WOOD” đại diện cho một loại lãng phí khác nhau trong quy trình. Dưới đây là các loại lãng phí và một số giải thích rõ ràng cho từng loại:
W1. T (Overproduction – Sản xuất thừa)
- Định nghĩa: Là việc sản xuất quá nhiều sản phẩm so với nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc sản xuất sản phẩm trước khi có đơn đặt hàng.
- Lý do lãng phí: Sản xuất thừa dẫn đến tồn kho không cần thiết, chi phí lưu kho và có nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng, lạc hậu.
W2. I (Inventory – Tồn kho)
- Định nghĩa: Là lượng hàng hóa, nguyên liệu hoặc sản phẩm thành phẩm nằm trong kho mà chưa được tiêu thụ hoặc sử dụng.
- Lý do lãng phí: Tồn kho cao không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ mà còn gây khó khăn trong việc quản lý, và có thể dẫn đến sản phẩm lỗi thời.
Apple áp dụng mô hình Just-In-Time trong sản xuất, có nghĩa là họ chỉ sản xuất hàng hóa khi có đơn đặt hàng từ khách hàng. Điều này giúp công ty giảm thiểu lượng hàng tồn kho và chi phí lưu kho. Bằng cách này, Apple có thể liên tục điều chỉnh sản lượng sản xuất theo nhu cầu thực tế của thị trường, giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho không bán được. Ngoài ra, Apple áp dụng quản lý chuỗi cung ứng thông minh – hiệu quả, áp dụng công nghệ và dữ liệu, tối ưu hoá, cả tiến liên tục quy trình sản xuất, do vậy Giảm chi phí lưu kho, Tăng tính linh hoạt, và Làm hài lòng khách hàng.
Công ty Toyota cũng là một ví dụ nổi bật khác trong việc áp dụng hệ thống sản xuất Lean và quản lý tồn kho hiệu quả. Toyota áp dụng mô hình Just-In-Time (JIT) để sản xuất xe hơi, giảm thiểu lượng linh kiện tồn kho cần thiết và chỉ sản xuất khi có đơn hàng cụ thể. Điều này giúp Toyota giảm chi phí và cải thiện hiệu suất, từ đó gia tăng lợi nhuận.
Cả Apple và Toyota đều minh chứng cho việc giảm tồn kho hiệu quả có thể tạo ra giá trị tối ưu cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Lean và quản lý chuỗi cung ứng thông minh, họ không chỉ giảm thiểu lãng phí mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận.
W3. M (Motion – Thao tác thừa)
- Định nghĩa: Là các chuyển động không cần thiết của nhân viên trong quá trình sản xuất.
- Lý do lãng phí: Các thao tác thừa làm mất thời gian và làm giảm hiệu quả công việc. Ví dụ, nhân viên mất quá nhiều thời gian để tìm công cụ hoặc di chuyển giữa các khu vực làm việc.
W4. W (Waiting – Chờ đợi)
- Định nghĩa: Là thời gian mà sản phẩm hoặc nhân viên phải chờ đợi để chuyển đến công đoạn tiếp theo trong quy trình sản xuất.
- Lý do lãng phí: Thời gian chờ đợi không tạo ra giá trị và có thể làm chậm quy trình sản xuất tổng thể, dẫn đến việc giao hàng trễ tới khách hàng.
W5. O (Overprocessing – Thừa công đoạn)
- Định nghĩa: Là việc thực hiện các bước công việc không cần thiết hoặc phức tạp hơn mức cần thiết trong một quy trình.
- Lý do lãng phí: Các công đoạn thừa không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng chi phí sản xuất mà không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm.
W6. D (Defects – Lỗi sản phẩm)
- Định nghĩa: Là việc sản xuất ra các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, cần phải sửa chữa hoặc loại bỏ.
- Lý do lãng phí: Lỗi sản phẩm không chỉ làm tăng chi phí sửa chữa mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty thông qua sự không hài lòng của khách hàng.
W7. T (Transportation – Vận chuyển)
- Định nghĩa: Là việc di chuyển sản phẩm, nguyên liệu hoặc công cụ không cần thiết giữa các địa điểm trong quy trình sản xuất.
- Lý do lãng phí: Vận chuyển làm tiêu tốn thời gian và nguồn lực mà không tạo ra giá trị cho sản phẩm.
Tùy chọn bổ sung:
Một số tổ chức còn đưa vào các loại lãng phí khác như:
W8. (Unused Talent – Tài năng chưa được sử dụng)
- Định nghĩa: Là việc không tận dụng đầy đủ kỹ năng và khả năng của nhân viên trong quy trình sản xuất.
- Lý do lãng phí: Sự không sử dụng tài năng của nhân viên không chỉ làm mất đi nguồn lực quý giá mà còn có thể làm giảm động lực làm việc của họ.
Các loại lãng phí trong mô hình TIM WOOD giúp các tổ chức nhận diện và phân tích các hoạt động không cần thiết trong quy trình sản xuất. Việc giảm thiểu lãng phí thông qua áp dụng các nguyên tắc Lean không chỉ làm tăng hiệu quả sản xuất mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng độ hài lòng của khách hàng. Do đó, việc đào tạo và nâng cao nhận thức về các loại lãng phí là rất quan trọng trong quá trình triển khai Lean tại doanh nghiệp.
Ông Taiichi Ohno, một trong những người sáng lập hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), đã nhấn mạnh rằng sản xuất thừa (overproduction) là hình thức lãng phí lớn nhất trong quá trình sản xuất. Quan điểm của ông có thể được phân tích qua một số điểm chính:
Sản xuất thừa là gốc rễ của nhiều lãng phí khác
- Khi có sản xuất thừa, điều này dẫn đến một loạt các vấn đề liên quan như tồn kho cao, chi phí lưu kho, tăng nguy cơ lỗi sản phẩm và lãng phí nguyên liệu.
- Sản xuất thừa cũng thường dẫn đến việc phải xử lý các sản phẩm không đạt chất lượng (defects), vì nhân viên sẽ cảm thấy áp lực để loại bỏ hàng tồn kho.
Khả năng dễ dàng dự đoán nhu cầu
- Ông Ohno đã thấy rằng sản xuất thừa thường xuất phát từ việc không hiểu nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc dự đoán sai về nhu cầu. Sản xuất trước tiên dẫn đến hàng tồn kho không cần thiết, tạo ra sự không linh hoạt và áp lực về tài chính cho doanh nghiệp.
Tương quan giữa sản xuất thừa và chi phí
- Sản xuất thừa thường dẫn đến việc tăng chi phí hoạt động. Khi sản phẩm được sản xuất nhiều hơn mức cần thiết, doanh nghiệp phải chịu chi phí xử lý, lưu trữ và cuối cùng là giảm giá hoặc giảm lợi nhuận vì phải giải quyết hàng tồn kho không chạy được.
Giảm tính linh hoạt của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp sản xuất thừa thường trở nên cứng nhắc và không thể điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của thị trường. Họ trở thành chậm chạp trong việc đáp ứng biến động của nhu cầu khách hàng và thị trường.
Tư duy hướng về khách hàng
- Ông Ohno luôn nhấn mạnh rằng mọi hoạt động sản xuất đều phải dựa vào nhu cầu của khách hàng. Sản xuất thừa cho thấy quản lý và quy trình có thể không hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu đó, dẫn đến việc lãng phí tài nguyên.
Từ quan điểm của ông Taiichi Ohno, việc ngăn chặn sản xuất thừa không chỉ là giảm lãng phí mà còn đóng góp vào sự linh hoạt, hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bằng cách tập trung vào việc sản xuất chính xác những gì cần thiết và vào đúng thời điểm, các doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Điều này đã trở thành nguyên tắc cốt lõi trong tư duy Lean và trong hệ thống sản xuất hiện đại.
(mời các bạn xem phần II tiếp theo)
Bài viết bởi Andew NGUYEN, Ph.D
Chuyên gia của CAPTECH VIỆT NAM
