Khoá đào tạo: HORENSO – Kỹ năng báo cáo chuyên nghiệp (tại KPF Vina)

Nằm trong chuỗi đào tạo cho KPF Vina, ngày 30/5/2025, Captech Việt Nam đã triển khai khóa đào tạo “Kỹ năng báo cáo chuyên nghiệp” dành cho nhân viên bộ phận quản lý chất lượng tại công ty KPF Vina. Buổi đào tạo tập trung vào phương pháp HORENSO – một mô hình quản lý giao tiếp hiệu quả của Nhật Bản, giúp tối ưu hóa việc truyền đạt thông tin chính xác, kịp thời trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

HoRenSo là viết tắt của ba từ:

• Hokoku (Báo cáo) – Cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên.
• Renraku (Liên lạc) – Đảm bảo sự kết nối giữa các bộ phận.
• Sodan (Thảo luận) – Trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất (Không chỉ đơn thuần là trao đổi để tìm giải pháp, mà còn mang ý nghĩa sâu hơn: không tự ý quyết định mà phải tham vấn với cấp trên hoặc đồng nghiệp trước khi hành động)

Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, việc tự đưa ra quyết định mà không có sự tham vấn thường bị coi là thiếu trách nhiệm và có thể dẫn đến rủi ro trong công việc. Vì vậy, Sodan khuyến khích nhân viên luôn tìm kiếm ý kiến từ những người có liên quan trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào, giúp đảm bảo hướng đi đúng đắn và tránh sai sót.

📷 Fig.1: Hình ảnh tổng thể buổi đào tạo với chuyên gia và học viên tại Công ty KPF Vina

VỀ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO:

Chương trình đào tạo Kỹ năng Báo cáo chuyên nghiệp được xây dựng dựa trên phương pháp HORENSO, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng báo cáo, liên lạc và tham vấn hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp.

1.1. Tổng quan về chương trình

• Giới thiệu về phương pháp HORENSO – quy tắc quản lý giao tiếp trong doanh nghiệp Nhật Bản.

1.2. Module 1: HO – Report – Báo cáo hiệu quả

🔹 Mục tiêu: Giúp học viên hiểu rõ nguyên tắc báo cáo chính xác và đúng thời điểm.

🔹 Các nội dung trọng tâm:

• Khái niệm chung về Hokoku (Báo cáo).
• Các bước thực hiện báo cáo theo nguyên tắc Hokoku – Báo cáo không trì hoãn, đầy đủ và rõ ràng.
• Tầm quan trọng của báo cáo và các sai lầm thường gặp khi báo cáo.

🔹 Hoạt động thực hành: Thảo luận các tình huống báo cáo khi phát sinh vấn đề trong công việc.

1.3. Module 2: REN – Contact – Liên lạc hiệu quả trong công việc

🔹 Mục tiêu: Giúp học viên duy trì liên lạc thông suốt, chính xác và có trách nhiệm.

🔹 Các nội dung trọng tâm:

• Khái niệm chung về Renraku, các bước thực hiện liên lạc theo nguyên tắc Renraku – Liên lạc đúng người, đúng thời điểm.
• Xác định khi nào cần liên lạc và cách thức liên lạc phù hợp.
• Các phương thức liên lạc (email, điện thoại, trao đổi trực tiếp) – Kỹ năng giao tiếp và cách thực hiện tốt nhất.
• Các tình huống cần thực hiện Renraku – Xử lý khi gặp trở ngại trong liên lạc.
• 7 mẹo giúp thực hiện tốt Renraku.

🔹 Hoạt động thực hành: Bài tập thảo luận về cách duy trì liên lạc hiệu quả giữa các phòng ban.

1.4. Module 3: SO – Consultation – Thảo luận và tham vấn trước khi hành động

🔹 Mục tiêu: Nâng cao kỹ năng tham vấn để đưa ra quyết định đúng đắn trong công việc.

🔹 Các nội dung trọng tâm:

• Khái niệm và nguyên tắc Sodan – Không tự ý quyết định, luôn tham vấn trước khi hành động.
• Thảo luận để tìm giải pháp hiệu quả, tránh sai sót.
• 7 điều quan trọng khi tham khảo ý kiến.

🔹 Hoạt động thực hành: Tình huống thực tế, khi nào cần tham vấn và cách tham vấn hợp lý theo phương pháp HORENSO.

1.5. Làm bài tập về các tình huống ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp

🔹 Mục tiêu: Giúp học viên nắm vững hơn về các điểm quan trọng của HORENSO thông qua các tình huống thực tế và áp dụng thực hành, từ đó:

• Xây dựng thói quen báo cáo, liên lạc và tham vấn để nâng cao hiệu suất công việc.
• Định hướng áp dụng HORENSO vào thực tế tại doanh nghiệp.

KẾT QUẢ ĐÀO TẠO:

Trong một ngày đào tạo tập trung, các học viên đã được tiếp cận với quy trình báo cáo chuyên nghiệp theo phương pháp HORENSO, gồm các bước quan trọng:

• Báo cáo kết quả – Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về công việc hoặc vấn đề cần trình bày.
• Giải thích bối cảnh, lý do và thông tin cần thiết – Đưa ra cơ sở để cấp trên và đồng nghiệp hiểu rõ tình huống.
• Đưa ra ý kiến, quan điểm cá nhân – Chủ động đề xuất giải pháp và thể hiện khả năng phân tích vấn đề.
• Tóm tắt các điểm chính trong báo cáo – Giúp nội dung trở nên dễ hiểu và tránh lan man.
• Phân biệt giữa thực tế và quan điểm cá nhân – Đảm bảo sự minh bạch, tránh gây hiểu lầm.
• Cung cấp thông tin chính xác – Kiểm tra kỹ trước khi báo cáo để đảm bảo tính tin cậy.

Chuyên gia Captech cũng đã truyền đạt những nguyên tắc hữu ích nhất để thực hiện Hokoku (Báo cáo) một cách hiệu quả, bao gồm:

Đừng ngại báo cáo với leader/manager ngay cả khi họ đang bận

• Hokoku yêu cầu báo cáo ngay lập tức, không đợi thời điểm “hoàn hảo” vì có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
• Nếu cấp trên bận, có thể chọn cách báo cáo nhanh, súc tích hoặc gửi trước thông tin qua email, tin nhắn rồi cập nhật sau.

Báo cáo tình trạng và điều kiện công việc với leader/manager

• Cấp trên cần biết công việc đang diễn ra như thế nào để có sự điều chỉnh phù hợp.
• Ngoài báo cáo kết quả, hãy đề cập đến khó khăn, thuận lợi, những yếu tố ảnh hưởng để cấp trên có cái nhìn toàn diện.

Tự tạo thói quen báo cáo thường xuyên

• Báo cáo không chỉ thực hiện khi có vấn đề mà cần trở thành một thói quen, giúp duy trì luồng thông tin liên tục.
• Có thể đặt lịch báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần) để tránh quên hoặc bị động khi có yêu cầu từ cấp trên.

Chọn cách tốt nhất để báo cáo

• Tùy vào tình huống, mức độ quan trọng mà chọn phương thức báo cáo phù hợp: trực tiếp, email, văn bản, họp ngắn,…
• Báo cáo cần rõ ràng, súc tích, có số liệu minh họa nếu cần, giúp cấp trên dễ tiếp nhận thông tin.

“Không tước quyền được/ bị nhận báo cáo của sếp”

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong Hokoku (Báo cáo) mà nhiều người thường bỏ qua. Sếp luôn có quyền nhận báo cáo và cũng có trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ nhân viên để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

 

Bên cạnh lý thuyết, học viên đã thực hành từng bước trong báo cáo bằng cách áp dụng vào các tình huống thực tế tại công ty.

📷 Fig. 2: Hình ảnh nhóm học viên thực hành báo cáo theo phương pháp HORENSO

Giá trị mang lại

Khóa đào tạo “Kỹ năng báo cáo chuyên nghiệp – SORENSO” giúp đội ngũ nhân viên tại bộ phận QC của KPF Vina không chỉ nâng cao kỹ năng báo cáo, mà còn cải thiện khả năng giao tiếp, ra quyết định và phối hợp làm việc nhóm. Việc áp dụng phương pháp HORENSO sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo sự minh bạch trong trao đổi thông tin và nâng cao hiệu suất công việc.

Captech Việt Nam cam kết tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phát triển năng lực nhân sự và xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp.

Bài viết bởi: Andrew Nguyễn, Ph.D.,

Chuyên gia tại Captech Việt Nam

[In Korean Lang]

KPF Vina를 위한 교육 과정의 일환으로, Captech Vietnam은 2025년 5월 30일에 KPF Vina 품질 관리 부서 직원을 대상으로 “전문적인 보고 기술” 교육을 진행했습니다.

이번 교육은 HORENSO 방법론을 중심으로 구성되었으며, 이는 일본의 효과적인 커뮤니케이션 관리 모델로, 정확하고 신속한 정보 전달을 최적화하여 전문적인 업무 환경에서 효율성을 높이는 데 중점을 둡니다.

전문적인 보고 기술 교육 과정

본 과정은 HORENSO 방법론을 기반으로 설계되었으며, 이를 통해 직원들이 보고, 연락 및 상담 기술을 효과적으로 향상시킬 수 있도록 돕습니다.

“전문적인 보고 기술 – SORENSO” 교육 과정

본 교육은 KPF Vina 품질 관리(QC) 부서의 직원들이 보고 기술뿐만 아니라, 커뮤니케이션 능력, 의사 결정 능력 및 팀워크 협업 능력을 향상시킬 수 있도록 지원합니다.
특히, HORENSO 방법론을 실무에 적용하면 업무 프로세스를 최적화하고, 정보 교환의 투명성을 높이며, 전체적인 업무 효율성을 향상시키는 데 기여할 것입니다.

Captech Vietnam의 교육 목표

Captech Vietnam은 기업의 인재 개발과 전문적인 조직 문화 형성을 위한 지속적인 지원을 약속합니다.