Thư viện Captech

KHÁM PHÁ LEAN SIX SIGMA [PHẦN 2]: CHÌA KHÓA TỐI ƯU HÓA QUÁ TRÌNH VÀ NÂNG CAO HIỆU SUẤT DOANH NGHIỆP

Six Sigma là gì?

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải thiện quy trình và giảm thiểu sự biến động trong các hoạt động sản xuất và dịch vụ. Đây là một cách tiếp cận có hệ thống, dựa trên phân tích dữ liệu và thống kê để tối ưu hóa quy trình.

Các yếu tố chính của Six Sigma:

  1. Cải thiện quy trình: Six Sigma giúp tổ chức xác định và cải thiện các quy trình không hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
  2. Dựa trên dữ liệu: Phương pháp này sử dụng dữ liệu để phân tích các vấn đề trong quy trình. Các công cụ bao gồm:
    • Practical: Áp dụng các kỹ thuật thực tiễn để giải quyết vấn đề.
    • Graphical: Sử dụng biểu đồ và hình ảnh để minh họa các vấn đề và giải pháp.
    • Statistical: Sử dụng các phương pháp thống kê để phân tích và đánh giá kết quả.
  1. Giảm sự biến động và loại bỏ lãng phí:
    • LSL (Lower Specification Limit) và USL (Upper Specification Limit): Là các thông số giới hạn dưới và trên mà sản phẩm/dịch vụ phải đạt được.
    • Normal value: Giá trị trung bình của quy trình mà bạn mong muốn.
    • Defects: Các sản phẩm không đạt yêu cầu.
    • Reduced variation: Giảm thiểu sự biến động trong quá trình sản xuất.
    • Trạng thái hiện tại của quá trình: Đánh giá quy trình hiện tại để xác định những điểm cần cải thiện.
  1. Áp dụng cho bất kỳ quy trình nào: Six Sigma có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ ngành sản xuất mà còn trong các dịch vụ, chăm sóc sức khỏe, tài chính, và nhiều lĩnh vực khác.

Quy trình thực hiện Six Sigma

Bước 1: Đo lường sự biến động

  • Sử dụng phương pháp thống kê để đánh giá mức độ biến động trong quy trình hiện tại. Dữ liệu được thu thập và phân tích để xác định các khu vực cần cải tiến.

Bước 2: Tính độ lệch chuẩn

  • Độ lệch chuẩn là một chỉ số quan trọng trong thống kê, nó cho biết mức độ phân tán của dữ liệu. Tính toán độ lệch chuẩn giúp xác định sự biến động trong quy trình.

Bước 3: Triết lý cốt lõi của Six Sigma

  • Mục tiêu chính của Six Sigma là giảm thiểu sự biến động không thể chấp nhận được trong quy trình. Điều này có nghĩa là mọi quá trình nên tạo ra ít lỗi nhất có thể, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ cao nhất.

Các cấp độ Sigma (Sigma level)

Six Sigma xác định các cấp độ chất lượng khác nhau thông qua Cpk (Process Capability Index) và DPMO (Defects Per Million Opportunities):

  1. Bậc 1 Sigma: Cpk thấp, DPMO cao.
  2. Bậc 2 Sigma: Cpk cải thiện hơn một chút, DPMO vẫn còn cao.
  3. Bậc 3 Sigma: Cpk tốt, giảm DPMO nhưng vẫn nhiều lỗi.
  4. Bậc 4 Sigma: Cpk tốt hơn nữa, DPMO giảm đáng kể.
  5. Bậc 5 Sigma: Cpk cao, DPMO ở mức rất thấp.
  6. Bậc 6 Sigma: Cpk bằng 2 và DPMO chỉ còn 3.4. Đây là mức độ chất lượng rất cao, với chỉ một vài lỗi xảy ra trong một triệu cơ hội.

Six Sigma không chỉ là một công cụ cải tiến quy trình, mà còn là một triết lý quản lý giúp tổ chức nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giảm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách tập trung vào dữ liệu và thực hiện các cải tiến liên tục, các tổ chức có thể đạt được những mục tiêu về chất lượng và hiệu suất cao nhất.

Six Sigma và DMAIC

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải tiến quy trình và giảm thiểu sự biến động, tập trung vào việc tạo ra sản phẩm/dịch vụ đạt chất lượng cao nhất. Một trong những công cụ thường được sử dụng trong Six Sigma là DMAIC, một phương pháp cấu trúc để cải tiến quy trình. DMAIC bao gồm năm bước chính: Define (Định nghĩa), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát).

1. Định nghĩa (Define)

  • Mục tiêu: Xác định rõ ràng vai trò và yêu cầu của khách hàng trong quy trình.
  • Nội dung: Tại bước này, đội ngũ cần xác định vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cải tiến và các yêu cầu của khách hàng. Điều này có thể bao gồm việc thu thập ý kiến từ khách hàng, phân tích dữ liệu hiện có và xác định các tiêu chí thành công của dự án.
  • Kết quả mong muốn: Một bản mô tả rõ ràng về khung cảnh hiện tại của quy trình và các mục tiêu cụ thể cần đạt được.

2. Đo lường (Measure)

  • Mục tiêu: Loại trừ những giả định không dựa trên thực tế và xác định các số liệu quan trọng.
  • Nội dung: Bước này yêu cầu tổ chức thu thập dữ liệu chính xác về quy trình hiện tại, điều đó giúp xác định các điểm yếu hoặc vấn đề thách thức trong quy trình. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cần được thiết lập để phục vụ cho việc đánh giá quy trình.
  • Kết quả mong muốn: Dữ liệu thực tế phản ánh tình hình hiện tại của quy trình, chỉ ra rõ ràng nơi cần cải thiện.

3. Phân tích (Analyze)

  • Mục tiêu: Nhận diện các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề.
  • Nội dung: Tại bước này, nhóm cần phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân thực sự dẫn đến sự không đạt yêu cầu trong quy trình. Sử dụng các công cụ thống kê như biểu đồ Pareto, phân tích nguyên nhân-gốc rễ (Root Cause Analysis) hoặc bão não (Brainstorming) để xác định các yếu tố cần can thiệp.
  • Kết quả mong muốn: Một danh sách các nguyên nhân gốc rễ và tác động của chúng đến quy trình.

4. Cải thiện (Improve)

  • Mục tiêu: Thực hiện các thay đổi và cải tiến có trách nhiệm, theo dõi sự tiến bộ.
  • Nội dung: Dựa trên các nguyên nhân đã xác định, đội ngũ sẽ phát triển và triển khai các giải pháp hiệu quả để cải tiến quy trình. Điều này cũng liên quan đến việc đảm bảo rằng tất cả những ai có liên quan đều nắm rõ trách nhiệm của mình trong các thay đổi này.
  • Kết quả mong muốn: Những thay đổi trong quy trình dẫn đến một sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng hơn, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

5. Kiểm soát (Control)

  • Mục tiêu: Đảm bảo rằng các cải thiện được duy trì theo thời gian.
  • Nội dung: Thành lập các hệ thống theo dõi sau khi các cải tiến đã được thực hiện. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các chỉ số đo lường mới để giám sát hiệu suất quy trình và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng nếu cần thiết.
  • Kết quả mong muốn: Đảm bảo rằng quy trình duy trì được sự ổn định, giảm thiểu biến động và chất lượng sản phẩm/dịch vụ được giữ vững.

Tóm tắt

Phương pháp DMAIC trong Six Sigma cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để cải tiến quy trình, từ việc xác định vấn đề cho đến việc duy trì cải tiến. Bằng cách tập trung vào dữ liệu và thực tiễn, tổ chức có thể tạo ra được sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, đồng thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

(CÒN  TIẾP TỤC BÀI VIẾT….)

Bài viết bởi Andew NGUYEN, Ph.D

Chuyên gia của CAPTECH VIỆT NAM

© 2023 Copyright by CAPTECH VIETNAM CO., LTD | The content is the responsibility of Ph.D. Andrew Nguyen