Thông tin để duy trì (maintain) và thông tin để lưu trữ (retain) tại doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn ISO

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) cần phải duy trì và lưu trữ các thông tin dạng văn bản liên quan đến các quá trình của hệ thống. Nghĩa là, có hai loại thông tin dạng văn bản: thông tin để duy trì (maintain) và thông tin để lưu trữ (retain) mà sẽ được làm rõ ngay sau đây.

Thông tin để duy trì  (maintain) là những tài liệu/ những thông tin dạng văn bản mà tổ chức cần có để thực hiện và kiểm soát các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (QMS), ví dụ như chính sách, mục tiêu, sơ đồ, sổ tay, quy trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn, biểu mẫu v.v.. Thông tin được duy trì phải được tạo lập, cập nhật, nhận biết, xem xét, phê duyệt, phân phối, tiếp cận, khôi phục, sử dụng, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ một cách có kiểm soát. Như vậy thông tin để duy trì gồm những tài liệu có thể thay đổi, cập nhật, hoặc lỗi thời.

Thông tin để lưu trữ là những hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về kết quả đạt được của các quá trình của QMS, ví dụ như bảng kiểm tra, biên bản, báo cáo, chứng chỉ, chứng nhận v.v. Các doanh nghiệp cần phải xác định các yêu cầu về việc tạo lập, cập nhật, phân phối, tiếp cận, khôi phục, sử dụng, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ các thông tin này một cách có kiểm soát. Có thể hiểu rằng thông tin để lưu trữ là những hồ sơ ghi lại những sự kiện đã xảy ra và không nên hoặc không thể thay đổi.

Một số tiêu chuẩn ISO liên quan đến thông tin được duy trì và thông tin được lưu trữ là:

– ISO 9001:2015 – Tiêu chuẩn quốc tế về các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
– ISO 11799:2015 – Tiêu chuẩn quốc tế về các yêu cầu lưu trữ tài liệu lưu trữ và thư viện.
– ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn quốc tế về mô hình tham chiếu cho hệ thống thông tin lưu trữ mở (OAIS).

ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức duy trì thông tin dạng văn bản cần thiết để hỗ trợ hoạt động của các quy trình và lưu trữ thông tin dạng văn bản cần thiết để có sự tin tưởng rằng các quy trình được thực hiện theo kế hoạch. Tổ chức cần kiểm soát thông tin dạng văn bản theo các yêu cầu của điều 7.5, bao gồm việc xác định phạm vi, định dạng, truy cập, bảo vệ, lưu giữ, phân phối, và xử lý.

Tùy thuộc vào mục tiêu, ngành nghề, và quy mô của tổ chức, thông tin dạng văn bản cần duy trì hoặc lưu trữ có thể khác nhau. Một số ví dụ thông dụng là:

– Thông tin để duy trì: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, phân tích bên liên quan, phân tích bối cảnh tổ chức, sơ đồ quy trình, bản mô tả công việc, bảng kiểm tra, v.v.
– Thông tin để lưu trữ: kết quả đánh giá bên liên quan, kết quả đo lường và giám sát, kết quả đánh giá hiệu quả, kết quả kiểm tra, kết quả xử lý khiếu nại, kết quả xử lý sự cố, kết quả đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá bên ngoài, v.v.

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, có nhiều điều khoản yêu cầu tổ chức lưu trữ thông tin dạng văn bản (retain documented information), bao gồm:

– Điều khoản 4.4.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản để chứng minh việc xác lập, triển khai, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Ví dụ: sổ tay chất lượng, sơ đồ quy trình, bản mô tả công việc, v.v.

– Điều khoản 5.2.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Ví dụ: bản tuyên bố chính sách chất lượng, bảng theo dõi mục tiêu chất lượng, v.v.

– Điều khoản 6.2.1: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng và kế hoạch để đạt được chúng. Ví dụ: bảng theo dõi mục tiêu chất lượng, bảng phân công trách nhiệm, bảng phân bổ nguồn lực, v.v.

– Điều khoản 7.1.5.1: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các tiêu chuẩn, phương pháp, phép đo, thiết bị đo lường và kết quả liên quan. Ví dụ: bảng định kỳ kiểm tra, bảng hiệu chuẩn, bảng kết quả đo lường, v.v.

– Điều khoản 7.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các yêu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ. Ví dụ: hợp đồng, đơn đặt hàng, bản vẽ kỹ thuật, v.v.

– Điều khoản 8.1: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các quy trình, kế hoạch và điều khiển liên quan đến các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. Ví dụ: quy trình thu mua, quy trình sản xuất, quy trình kiểm tra, v.v.

– Điều khoản 8.2.3.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về xác nhận rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu. Ví dụ: bảng kiểm tra, báo cáo kiểm tra, chứng nhận chất lượng, v.v.

– Điều khoản 8.3.6: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các thay đổi thiết kế và phát triển, kết quả đánh giá, xác nhận và xác thực. Ví dụ: bản thay đổi thiết kế, bản đánh giá thay đổi, bản xác nhận thay đổi, v.v.

– Điều khoản 8.5.6: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các thuộc tính của các sản phẩm và dịch vụ sau khi giao hàng hoặc cung cấp. Ví dụ: bảo hành, bảo trì, sửa chữa, v.v.

– Điều khoản 8.7.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về sự không phù hợp, hành động khắc phục và kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào đã được thực hiện. Ví dụ: biểu mẫu hành động khắc phục, báo cáo xử lý sự cố, báo cáo kiểm tra lại, v.v.

– Điều khoản 9.1.1: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về các phương pháp giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá, cũng như kết quả của chúng. Ví dụ: bảng định kỳ giám sát, bảng kết quả đo lường, bảng phân tích dữ liệu, bảng đánh giá hiệu quả, v.v.

– Điều khoản 9.2.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về kế hoạch và kết quả của các đánh giá nội bộ. Ví dụ: bảng kế hoạch đánh giá nội bộ, bảng kết quả đánh giá nội bộ, bảng hành động khắc phục, v.v.

– Điều khoản 9.3.3: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về đầu vào, đầu ra và các hành động theo dõi của xem xét lãnh đạo. Ví dụ: bảng đầu vào xem xét lãnh đạo, bảng đầu ra xem xét lãnh đạo, bảng theo dõi hành động, v.v.

– Điều khoản 10.2.2: Tổ chức phải lưu trữ thông tin dạng văn bản về sự không phù hợp, kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào đã được thực hiện, cũng như việc xác thực hiệu quả của hành động khắc phục. Ví dụ: biểu mẫu hành động khắc phục, báo cáo xử lý sự cố, báo cáo kiểm tra lại, v.v.

Các điều khoản nào trong tiêu chuẩn iso 14001:2015 và ISO 45001:2018, ISO 50001:2018 yêu cầu lưu trữ (retain) thông tin dạng văn bản? Dưới đây là các điều khoản yêu cầu lưu trữ thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, và ISO 50001:2018:

 

Việc lưu trữ tài liệu theo ISO 9001 sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc tra cứu, sử dụng và bảo mật tài liệu, cũng như thể hiện chất lượng quản lý của doanh nghiệp.

Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu theo ISO 9001 như sau:

– Bước 1: Tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu để quản lý. Bạn cần xác định các loại hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, nguồn gốc, mục đích và người chịu trách nhiệm của chúng.
– Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập danh mục để quản lý tài liệu lưu trữ. Bạn cần phân loại tài liệu theo các tiêu chí như loại, chủ đề, ngày tháng, độ quan trọng, … và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. Bạn cũng cần lập danh mục để dễ dàng tìm kiếm và theo dõi tài liệu.
– Bước 3: Xác định thời hạn bảo quản, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ. Bạn cần xác định thời gian lưu trữ tối thiểu và tối đa cho mỗi loại tài liệu, tuỳ thuộc vào giá trị, tính pháp lý và yêu cầu của ISO 9001. Bạn cũng cần xác định phương thức lưu trữ, như lưu trữ trực tuyến, lưu trữ vật lý, lưu trữ kết hợp, …
– Bước 4: Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ. Bạn cần đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ an toàn, sạch sẽ, ngăn nắp và dễ truy cập. Bạn cũng cần áp dụng các biện pháp bảo mật, như khóa, mã hóa, phân quyền, … để bảo vệ tài liệu khỏi sự mất mát, hư hỏng, đánh cắp hay lạm dụng.
– Bước 5: Sử dụng hồ sơ tài liệu. Bạn cần thiết lập các quy định và quy trình cho việc sử dụng tài liệu, như cách thức yêu cầu, mượn, trả, sao chép, sửa đổi, phê duyệt, … Bạn cũng cần ghi nhận và theo dõi việc sử dụng tài liệu để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
– Bước 6: Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ. Bạn cần kiểm tra định kỳ tình trạng của tài liệu, cập nhật các thay đổi và sửa đổi khi cần thiết, và đánh giá hiệu quả của quy trình lưu trữ tài liệu. Bạn cũng cần xử lý các vấn đề phát sinh, như tài liệu bị thiếu, sai, hỏng, …
– Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ, tài liệu. Bạn cần xác định các tiêu chí để hủy bỏ tài liệu, như hết thời hạn lưu trữ, không còn giá trị, không còn phù hợp, … Bạn cũng cần thực hiện việc hủy bỏ một cách an toàn, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp lý.

Tổng hợp bởi Andrew Nguyễn

Chuyên gia của Captech Việt Nam

Hy vọng rằng các thông tin do chuyên gia của Captech tổng hợp, cung cấp trên đây sẽ hữu ích cho bạn và doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc, hoặc cần chúng tôi tư vấn, đừng ngần ngại – hãy nhấc máy và liên hệ ngay với chúng tôi qua kênh liên hệ của Captech Việt Nam trên website này. Chúng tôi luôn sẵn sàng, và đồng hành cùng với bạn và doanh nghiệp.